Laufende Kosten einer Software: womit Sie nach dem Go-live rechnen sollten

Wenn eine neue Software online geht, fühlt sich das an wie der Zieleinlauf nach einem langen Rennen. In Wirklichkeit beginnt jetzt der Alltag: Die Anwendung muss betrieben, gepflegt und immer wieder an neue Regeln oder Wünsche angepasst werden. Wer das vergisst, merkt schnell, dass Qualität und Sicherheit der Software und die Zufriedenheit der Nutzer leiden. Deshalb braucht jedes IT-Projekt ein festes monatliches Budget, so wie ein Auto Benzin, Inspektionen und irgendwann neue Verschleißteile braucht, um zuverlässig zu bleiben.

Was bedeutet „laufende Kosten“?

Laufende Kosten beginnen am ersten Betriebstag und enden erst, wenn die Software abgeschaltet wird. Sie decken Strom und Miete für die Server, Sicherheits-Updates, Hilfe für die Nutzer und gesetzliche Neuerungen ab. Dazu kommen Posten, an die am Anfang kaum jemand denkt: Server, Plugins und eingesetzte Software-Komponenten müssen regelmäßig aktualisiert werden, und das Zeitfenster dafür wird kleiner: Nach Einschätzung des BSI senkt künstliche Intelligenz die Einstiegshürden für Angriffe und erhöht deren Umfang und Geschwindigkeit (öffnet in neuem Tab). Wächst die Zahl der Nutzer oder der Datenbestand, steigt der Bedarf an Rechenleistung und Speicher, ohne dass eine einzige neue Funktion dazukommt. Und die Bereitschaft, im Störfall kurzfristig zu reagieren, kostet auch in den Monaten, in denen nichts passiert. Ohne diese Mittel verliert das System Schritt für Schritt an Wert.

Einmalige Kosten sind dagegen alles, was bis zum Start anfällt: Planung, Programmierung, Tests, Design. Ist das Projekt online, sind diese Ausgaben erledigt.

Die größten Kostenblöcke

Server und Infrastruktur

Die IT-Infrastruktur für ein Web- oder App-Projekt benötigt häufig mehrere Server-Instanzen. Größere Projekte benötigen mehr Server, da eine Test- und eine Produktivumgebung notwendig sind. Je nach Speicherkapazität und benötigter Rechenleistung fallen die monatlichen Serverkosten unterschiedlich hoch aus. Dazu kommt die Domain mit ihren SSL-Zertifikaten für die HTTPS-Verschlüsselung.

Dazu kommen Posten, die man von außen leicht übersieht. Zu den gespeicherten Daten werden täglich verschlüsselte Backups erstellt. Wie lange diese Sicherungen vorgehalten werden, entscheidet Ihr Bedarf, und genau daran hängen die Kosten: Bei 60 Tagen Aufbewahrung ist der benötigte Speicher 60-mal so hoch wie der eigentliche Datenbestand.

Ein Backup, das nie geprüft wurde, ist kein Backup. Es kann fehlerhaft, unvollständig oder manipuliert sein, und das fällt erfahrungsgemäß genau dann auf, wenn man es braucht. Deshalb prüfen wir unsere Backups regelmäßig: Ein Stichproben-Backup wird auf einer Testumgebung installiert und die Software mit den zurückgespielten Daten kurz getestet.

Pflege der Software

Rück- oder Fehlbuchungen, fehlerhafte Nutzereingaben und kleine Wort- oder Textanpassungen zählen zu den regelmäßigen Kleinigkeiten, die an 80 % unserer Software vorgenommen werden müssen.

Dazu kommen regelmäßige Arbeiten im Hintergrund, und bei Apps geben die Stores den Takt vor. Google Play verlangt (öffnet in neuem Tab), dass eine App auf eine Android-Version ausgerichtet ist, die höchstens ein Jahr hinter der aktuellen liegt. Wird das versäumt, lässt sich kein Update mehr veröffentlichen, und ältere Apps sind für neue Nutzer auf neueren Geräten irgendwann nicht mehr auffindbar. Apple wiederum hebt in regelmäßigen Abständen an (öffnet in neuem Tab), mit welchen Entwicklungswerkzeugen eine App erstellt sein muss, bevor sie überhaupt hochgeladen werden darf. Beides heißt: Auch wenn sich an Ihrer Software fachlich nichts ändert, muss sie in festem Rhythmus an die neuen Vorgaben angepasst, erneut getestet und neu veröffentlicht werden.

Wer diesen Takt aussetzt, merkt das erst Jahre später, dafür dann auf einen Schlag. Die App läuft auf den Geräten weiter, sie lässt sich nur nicht mehr veröffentlichen. Eine Textänderung, die zehn Minuten dauert, wird damit trotzdem zum Projekt: Erst sind die aufgelaufenen Bibliotheks- und Plattform-Updates nachzuholen, dann ist alles neu zu testen und die App neu bei den Stores einzureichen. Die laufende Pflege ist deshalb kein Luxus, sondern das, was eine App überhaupt änderbar hält.

Auch die Sicherheit steht nie still. Sicherheits- und Verschlüsselungszertifikate werden nur für einen begrenzten Zeitraum ausgestellt und müssen nach Ablauf in der gesamten IT-Infrastruktur erneuert werden. Gleichzeitig steigt die Zahl bekannt gewordener Schwachstellen, Angriffe laufen automatisiert und dadurch schneller ab, und das Zeitfenster zwischen einer veröffentlichten Lücke und ihrer Ausnutzung wird kleiner (Zahlen und Quellen). Eingesetzte Plugins und Bibliotheken veralten deshalb schneller als früher. Auch die Regeln selbst ändern sich: Einen rein zeitgesteuerten Passwortwechsel, jahrelang eine Selbstverständlichkeit in jeder Richtlinie, empfiehlt das BSI seit dem IT-Grundschutz-Kompendium (öffnet in neuem Tab) von 2020 ausdrücklich nicht mehr. Was damals als sicher galt, genügt heute also nicht automatisch, und je bekannter und stärker genutzt eine Anwendung ist, desto mehr Aufmerksamkeit zieht sie auf sich.

Und der Gesetzgeber schreibt mit. Ein Beispiel, das jeden Betrieb trifft, der Rechnungen aus seiner Software heraus stellt: Seit Anfang 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen (öffnet in neuem Tab) empfangen können, und nach Ablauf der Übergangsfristen müssen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen den vorgeschriebenen Formaten entsprechen. Das ist ein terminierter Umbau, unabhängig davon, ob sich an Ihren Abläufen sonst etwas ändert.

Support und Betreuung

Nutzer stellen Fragen, melden Fehler oder brauchen neue Zugänge. Dokumentationen, Video-Anleitungen und interne Wissensdatenbanken müssen gepflegt werden. Geht ein Mitarbeiter, muss der Nachfolger eingearbeitet werden. Diese „menschlichen“ Kosten sind oft unterschätzt, sichern aber die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Nutzer.

Wie hoch die Supportkosten ausfallen, hängt weniger an der Größe der Software als daran, wie viele Menschen täglich mit ihr arbeiten und wie tief sie in kaufmännische Abläufe eingreift. Wo Rechnungen, Buchungen oder Nachweise an der Anwendung hängen, hält jede Unklarheit sofort jemanden auf, und die Rückfragen kommen entsprechend schneller. Ein internes Werkzeug für eine Handvoll Nutzer liegt deutlich darunter. Am stärksten senkt es diesen Posten, wenn es im Betrieb einen festen Ansprechpartner gibt, der die erste Frage selbst beantwortet. Dann landen beim Dienstleister die Fälle, die wirklich in die Software gehören, und nicht die Frage nach dem vergessenen Passwort.

Unsere Kundenbetreuung, -beratung und Softwareentwicklung basieren dabei stets auf unserem Expertenwissen aus ähnlichen Projekten, die wir bereits erfolgreich abgeschlossen haben. Wir stehen beratend mit Verbesserungsvorschlägen und Ideen zur Verfügung und reagieren innerhalb der vereinbarten Reaktionszeiten auf Schwierigkeiten oder Rückfragen. Welche Leistungen wir im Rahmen einer Wartung genau für Sie übernehmen, klären wir im persönlichen Gespräch.

Software und Lizenzen

Für unsere Entwicklung benötigen wir Tools, die unsere Arbeit ermöglichen oder die Arbeitsgeschwindigkeit deutlich erhöhen. Das ist kein Selbstzweck: Je effizienter wir arbeiten, desto weniger Stunden stecken in Ihrer Software, und desto günstiger werden Entwicklung und Weiterentwicklung für Sie. Dazu zählen mehrere intern selbst gehostete Plattformen für effizientes und paralleles Arbeiten sowie Lizenzen für angebundene Dienste, die zum Beispiel Push-Nachrichten, SMS, Zahlungsdienste wie PayPal oder Kreditkartenzahlung, Landkarten-Dienste, Übersetzungen oder weitere Schnittstellen zu Fremdsystemen umfassen.

Manchmal braucht es zusätzliche Software, damit die Server ausschließlich über ein eigenes, nach außen abgeschottetes Netz miteinander sprechen, etwa ein VPN. Auch solche Lizenzen kosten Geld.

Der Quellcode Ihrer Software liegt dabei auf unseren eigenen Systemen und wird wie die Anwendungsdaten gesichert. Dokumentation und Datenexport in offenen Formaten sind vertraglich regelbar.

Wie viel kostet der laufende Betrieb einer Software?

Was die vier Blöcke zusammen ergeben, steht in Angeboten meist als Wartungskosten. Eine verbreitete Faustregel in der Softwarebranche: Rechnet man sie zusammen, liegt man oft bei rund 1 % des ursprünglichen Entwicklungsbudgets pro Monat. Aus diesem Budget werden Servermiete, Sicherheits-Updates, Zertifikate, die Anforderungen der App-Stores und der Support bezahlt. Was davon in welchem Umfang enthalten ist, regelt der Wartungsvertrag und richtet sich nach Ihrem tatsächlichen Bedarf. Fällt ein Bereich günstiger aus, schluckt ein anderer mehr.

Wichtig ist dabei: Eine Prozentformel ist eine Orientierung, kein Preis. Unsere Wartungsverträge richten sich nicht nach den Entwicklungskosten, sondern nach dem tatsächlichen Leistungspaket, vor allem danach, wie stark wir Sie und Ihr Team im Alltag entlasten sollen.

Wo Ihr eigenes Vorhaben in diesem Rahmen liegt, klären wir im Erstgespräch. Schildern Sie es vorab in zwei Minuten, dann kommen wir vorbereitet darauf zurück.

Wie deckt man die laufenden Kosten am effizientesten ab?

„Ich mag keine laufenden monatlichen Kosten.“ Diesen Satz hören wir immer wieder in Erstgesprächen, und er ist verständlich. Die ehrliche Antwort: Die Kosten entstehen so oder so. Server kosten Miete, Zertifikate laufen ab, Betriebssysteme und App-Stores ändern ihre Anforderungen, Nutzer haben Fragen. Die einzige Wahl, die Sie haben, ist zwischen planbaren Kosten und überraschenden Kosten.

Genau dafür gibt es den Wartungsvertrag. Er macht aus einem unkalkulierbaren Risiko einen festen Posten:

• Ein fester monatlicher Betrag statt Einzelrechnungen für jede Kleinigkeit, Sie budgetieren einmal und haben Ruhe.
• Feste Reaktionszeiten nach Störungsklassen, damit im Ernstfall von vornherein feststeht, wann wir reagieren.
• Tägliche verschlüsselte Backups mit Restore-Tests, getrennte Staging- und Produktivumgebungen und Monitoring gehören zum Betrieb. Laufende Sicherheits- und Framework-Updates übernehmen wir auf Wunsch mit.

Die Alternative wäre, jeden einzelnen Vorgang abzurechnen, und zwar dann, wenn es brennt und schnell gehen muss. Das bedeutet auf beiden Seiten Stundennachweise, jeden Monat einen anderen Rechnungsbetrag und eine unangenehme Überraschung ausgerechnet in dem Monat, in dem viel zu tun war.

Vor allem aber hängt am Wartungsvertrag mehr als die Arbeitszeit: Er regelt die Auftragsverarbeitung nach DSGVO, den Betrieb Ihrer Server und unsere Haftung für die laufende Software. Wenn wir den Betrieb auf Wunsch übernehmen, ist er dessen vertragliche Grundlage.

Fazit: Dauerhafte Investition statt Einmalzahlung

Regelmäßige Investitionen in die Wartung und Weiterentwicklung einer Software sind essenziell, um Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Die kontinuierlichen Kosten schützen Ihre Lösung vor Ausfällen, Sicherheitslücken, Datenverlust, blockierten App-Updates und der Unzufriedenheit der Nutzer. Wer den laufenden Betrieb von Anfang an einkalkuliert, stellt sicher, dass die Software langfristig zuverlässig und zukunftsfähig bleibt.

Wie eine Software betrieben wird, zeigt unser Beitrag zu den Softwareumgebungen. Ob sich Fördermittel für Ihr Vorhaben wirklich lohnen, beleuchtet unser Artikel zu Förderprogrammen. Was bei einer individuellen Software vor dem Go-live passiert, steht auf unserer Leistungsseite. Und wenn Sie wissen möchten, mit welchem monatlichen Rahmen Sie für Ihre konkrete Software rechnen sollten: In einem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine erste Einschätzung.