Leitfaden · Öffentlicher Sektor

Software für Behörden und öffentliche Träger

Nicht jeder Vorgang in einer Verwaltung findet ein passendes Standardprodukt. Für diese Fälle entwickelt in2bit Fachanwendungen und Individualsoftware, angebunden an Ihre Bestandssysteme, entwickelt und danach weiter betreut. Falls es für einen Vorgang noch kein Fachverfahren gibt, können Sie es bei uns beauftragen.

Die Unterlagen für Ihr Verfahren liefern wir mit, unabhängig davon, welchen Beschaffungsweg Sie wählen:

Leistungsbeschreibung zum abgegrenzten Umfang
Lastenheft
Vertragsgestaltung auf EVB-IT-Grundlage
Angaben zu Hosting, Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Betriebs- und Reaktionszeiten für die Zeit nach der Abnahme

Wenn das Fachverfahren Ihren Vorgang nicht abbildet

Für den Regelfall ist ein Fachverfahren die richtige Wahl. Was daneben liegt, landet in Tabellen, auf Papier und in E-Mails, und genau dort entstehen die Doppelarbeit und die Rückfragen. Wo mehrere Systeme nebeneinander laufen, wird dieselbe Angabe mehrfach erfasst. Danach stimmt sie an keiner Stelle mehr sicher überein, und niemand weiß, welcher Stand gilt.

Zwei Systeme nebeneinander: Das Fachverfahren trägt den Regelfall und bleibt unangetastet, die eigene Anwendung trägt den besonderen Vorgang mit Rollen, Freigaben, Sprachen und Erfassung vor Ort. Beide sind über eine dokumentierte Schnittstelle verbunden, die Mitarbeiter erfassen einmal statt doppelt. — Eine eigene Anwendung ersetzt das Fachverfahren nicht, sie trägt den Vorgang, der nicht hineinpasst.

Eine eigene Anwendung lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf nicht zur vorhandenen Standardsoftware passt und sich die Standardsoftware nicht anpassen lässt. Deckt eine Standardlösung Ihren Vorgang bereits ab, ist sie meist die günstigere Wahl.

Was wir für Verwaltungen und Träger bauen können

Ein Dashboard mit getrennten Rollen: Jeder Bereich sieht, was er sehen darf, mit eigenen Rechten und eigenen Freigaben. Wer was geändert hat, kann in Logs und Verläufen gespeichert werden. Anträge und Freigaben laufen entlang klarer Zuständigkeiten, sodass jeder sieht, wo ein Vorgang liegt.

Dazu die Kommunikation: Digitale Nachrichten ersetzen Zettel und ausgehängte Listen. Aufnahmen und Nachweise entstehen dort, wo die Arbeit passiert, und liegen anschließend geordnet und prüffähig ab.

Dahinter binden wir Ihre Fach- und Bestandssysteme an, damit vorhandene Daten weitergenutzt werden statt neu erfasst. Gewachsene Bestandsdaten übernehmen wir in das neue System. Arbeiten mehrere Standorte oder Einrichtungen mit derselben Anwendung, bleiben sie im Alltag getrennt und lassen sich trotzdem gemeinsam auswerten.

Personal-Dashboard einer Verwaltungsanwendung mit rollengetrennten Bereichen und Arbeitszeiten-Übersicht. — Aus einem laufenden Projekt: das Personal-Dashboard einer Anwendung für einen Träger im öffentlichen Auftrag. Verwandte Fälle: prüffähige Dokumentation im Außeneinsatz mit über 20.000 digitalen Berichten und eine Terminvergabe im regulierten Umfeld.

Von der ersten Anfrage bis in den Betrieb

Vier Schritte. Das Beschaffungsverfahren wählen Sie.

Erstgespräch

Dreißig Minuten, kostenfrei und unverbindlich. Am Ende wissen Sie, ob sich Ihr Vorhaben so umsetzen lässt.

Analyse und Leistungsbeschreibung

Wir gehen den Vorgang, die beteiligten Rollen und die vorhandenen Systeme durch. Auf Wunsch entsteht daraus ein Lastenheft. Das Dokument gehört Ihnen und dient als Grundlage für weitere Angebote. Falls Sie danach ausschreiben, können Sie es allen Bietern zur Verfügung stellen. So haben alle denselben Wissensstand, und Ihre Vergabestelle kann einen fairen Wettbewerb sicherstellen.

Festpreis und Vertrag

Für den abgegrenzten Umfang nennen wir einen Festpreis nach der Konzeptphase, mit Vertragsgestaltung auf EVB-IT-Grundlage. Was später dazukommt, wird eine eigene Stufe mit eigenem Preis.

Abnahme, Übergabe und Betrieb

Zur Abnahme gehören Dokumentation und Datenbestand. Danach übernehmen wir den Betrieb mit vereinbarten Reaktionszeiten nach Störungsklassen, wenn Sie das möchten.

Der Rahmen, den Ihre Vergabestelle prüft

Gehostet auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und Vertragsgestaltung auf EVB-IT-Grundlage, angepasst an Ihr Vorhaben. Für öffentliche Stellen ist Barrierefreiheit verbindlich: Auf Wunsch setzen wir Fachanwendungen nach EN 301 549 und BITV 2.0 um. Für den formalen Nachweis kann dann auf Wunsch ein externer Prüfer für den BITV-Test bestellt werden.

Alle weiteren technischen und vertraglichen Angaben stehen auf der Seite Sicherheit und Compliance. Wie die Kosten eines solchen Vorhabens entstehen, steht ausführlich dort, wie die Kosten einer Entwicklung entstehen.

Warum in2bit für den öffentlichen Sektor

Von der Idee bis zur Ausschreibung. Auch wenn Ihr Vorhaben erst eine Idee ist, erhalten Sie bei uns Beratung, technische Beschreibungen und auf Wunsch ein Lastenheft. Diese Unterlagen können Sie anschließend nutzen, um vergleichbare Angebote einzuholen oder eine öffentliche Ausschreibung vorzubereiten.

Unterlagen, die Ihr Verfahren tragen. Leistungsbeschreibung, Lastenheft, Angebot mit klarem Leistungsumfang, technische Dokumentation, Vertragsgestaltung auf EVB-IT-Grundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Betriebs- und Wartungsvereinbarung mit festen Reaktionszeiten. Verlangt Ihre Vergabestelle weitere Angaben, etwa eine Unternehmensdarstellung oder Eigenerklärungen, liefern wir sie zu.

Erfahrung im öffentlichen Sektor. in2bit hat bereits für den öffentlichen Sektor entwickelt und kennt die Prozesse, Abstimmungswege und Wartezeiten, die dazugehören.

Sitz, Entwicklung, Hosting und Gerichtsstand in Deutschland.

Häufige Fragen aus Verwaltungen

Die Fragen, die vor der ersten Anfrage im Raum stehen.

Können wir Sie direkt beauftragen, oder müssen wir ausschreiben?

Beides ist möglich. Ob ein Direktauftrag zulässig ist oder ausgeschrieben werden muss, richtet sich nach Ihrem Haushalts- und Vergaberecht. Schon vor einer Ausschreibung unterstützen wir mit Beratung, technischen Beschreibungen und einem Lastenheft. Kommt es zur Ausschreibung, gehören die erstellten Unterlagen Ihnen und können allen Bietern zur Verfügung gestellt werden. Einen sauberen und transparenten Wettbewerb unterstützen wir ausdrücklich.

Wie gehen Sie mit Änderungswünschen während des Projekts um?

Das hängt von Umfang und Zeitpunkt ab. Kleinere Anpassungen früh im Projekt planen wir oft ohne Aufpreis mit ein. Größere Änderungen, die später kommen, halten wir vorab in einem transparenten Nachtragsangebot fest, damit Ihr Festpreis verbindlich bleibt. Solange sich nur der Schwerpunkt verschiebt, tauschen wir eine geplante Position gegen eine gleichwertige, ohne Mehrkosten.

Wie passt ein Softwareprojekt zu unserem Haushaltsjahr?

Wir planen mit Ihrem Haushalt: Leistungen lassen sich je Jahr budgetieren und Ausbaustufen in das Folgejahr legen. Je nach Haushalts- oder Jahresbudget passen wir die Leistungen an das an, was im jeweiligen Jahr gebraucht wird.

Was passiert, wenn wir später den Dienstleister wechseln wollen?

Sprechen Sie das am besten vorab an. Dann besprechen wir die Nachweispflichten und arbeiten gezielt darauf hin: Dokumentation und Datenexport in offenen Formaten sind vertraglich geregelt, Ihre Mitarbeiter werden geschult und fachlich mitgenommen, und mit anderen Dienstleistern stimmen wir uns offen ab.

Was brauchen Sie von uns, damit die Anbindung an unser Fachverfahren funktioniert?

Eine saubere Dokumentation der anzubindenden Schnittstellen und einen Ansprechpartner beim Hersteller des Verfahrens. Fehlt die Dokumentation, nehmen wir Kontakt zu den IT-Verantwortlichen des Herstellers auf.

Wen sollten wir intern einbinden?

Den Fachbereich, der den Vorgang kennt, die IT für Betrieb und Anbindung, die Datenschutzbeauftragten und je nach Vorhaben die Personalvertretung. Früh eingebunden kostet das ein Gespräch, spät eingebunden kostet es einen Umbau.

Unterstützen Sie bei Förderprogrammen?

Gerne. Wir können passende Förderprogramme recherchieren und liefern die technischen Beschreibungen, Nachweise oder ein Lastenheft für den Antrag zu. Ob sich ein Förderweg für Ihr Vorhaben lohnt, klären wir im Erstgespräch.

Ihr Erstgespräch

Sie schildern kurz Ihren Ablauf, am Telefon oder im geplanten Termin. Dann bekommen Sie eine erste Einschätzung, ob und wie sich Ihr Prozess digitalisieren lässt. Kostenlos und unverbindlich.

Termin direkt buchen

30 Minuten per Videogespräch. Sie wählen den Termin, die Einladung kommt automatisch.