Wie die Kosten einer App-Entwicklung bei in2bit entstehen

Der Preis einer App entsteht aus drei Faktoren: dem Umfang des digitalisierten Ablaufs mit seiner Oberfläche, der Anbindung vorhandener Daten und dem Qualitätsanspruch. Wer eine App entwickeln lassen will, bekommt eine belastbare Zahl erst, wenn diese Faktoren geklärt sind.

Dieser Leitfaden beschreibt die Kostentreiber, den Weg zum Festpreis und die Stellen, an denen unerwartete Kosten entstehen können.

Dieselbe Funktionsliste lässt sich sehr unterschiedlich interpretieren. Deshalb sind zwei Angebote mit gleichem Wortlaut selten dieselbe Leistung. Gegen solche Fehlinterpretationen hilft ein Lastenheft, das den Umfang eindeutig beschreibt. Ebenso gängig ist ein Rahmenvertrag, der die Umsetzung des Angebots regelt.

Die drei Kostentreiber

Umfang und Oberfläche

Der Umfang bemisst sich an den Abläufen, die eine App vollständig abdeckt. Ein zusätzlicher Ablauf mit eigener Logik und eigenen Fehlerfällen wiegt schwerer als zehn weitere Eingabefelder in einer bestehenden Maske. Dazu kommt die Oberfläche: Jede Ansicht wird entworfen, gebaut, getestet und später gepflegt. Zusätzlich ist jede neue Rolle eine neue Sicht auf Daten mit eigenen Berechtigungen. Auch die Plattformwahl zählt hierzu: In der Regel ist eine gemeinsame Codebasis für iOS und Android in Pflege und Weiterentwicklung günstiger als zwei getrennt entwickelte Apps.

Anbindung von Daten

Hinter jeder App steht die Frage, wo die Daten liegen und wie sie zusammenhängen. Anbindungen an Warenwirtschaft, Rechnungswesen oder Dokumentenmanagement kosten Entwicklungsaufwand, sparen dafür aber jeden Tag die doppelten Eingaben. So entstehen Systeme, die über mehrere Ebenen hinweg zusammenarbeiten, echte Arbeitszeit einsparen und die Entwicklungskosten damit wieder hereinholen. Voraussetzung für eine reibungslose Schnittstellenintegration ist eine saubere Dokumentation der anzubindenden Schnittstellen.

Qualität

Qualitätsansprüche können unterschiedlich ausfallen und somit die Kosten einer Software beeinflussen. Eine Oberfläche lässt sich immer weiter verfeinern, eine Dokumentation immer weiter ausbauen, die Sicherheit immer weiter härten. Je nach Einsatz reicht eine Abnahme im Betrieb, oder es braucht dokumentierte Testfälle, Schulung und einen gestuften Rollout über mehrere Standorte. Deshalb gehört zur Preisfindung das Gespräch über Budget und Qualitätsansprüche: So entsteht ein gemeinsamer Nenner, und es zeigt sich, ob die gewünschte Qualität zu Ihren Preisvorstellungen passt.

Vom Erstgespräch zum verbindlichen Festpreis

Der Weg zum ersten Angebot beinhaltet die ersten Gespräche, die Klärung des Umfangs und die Sichtung vorhandener Vorarbeit. Liegt bereits ein vollständiges Lastenheft vor, kalkulieren wir auf dieser Basis. Andernfalls besprechen wir den Umfang gemeinsam und in2bit erstellt das Lastenheft. Das Dokument bleibt bei Ihnen und unterstützt Sie als neutrale Grundlage, um weitere Angebote zu vergleichen.

Der Festpreis gilt für den Umfang, der im Angebot oder Lastenheft beschrieben ist. Ändern sich die Anforderungen unterwegs oder kommen neue dazu, entsteht dafür ein eigenes Erweiterungsangebot. Wie die Schritte im Einzelnen ablaufen, steht unter so arbeiten wir zusammen.

Wo unerwartete Kosten entstehen

Folgende Punkte sollten bestenfalls vor der Entwicklung geklärt sein:

• Schriftliche Anforderungen. Was nicht aufgeschrieben ist, erinnern zwei Seiten unterschiedlich.
• Die Schnittstellen zum Altsystem. Ob Ihre bereits eingesetzte Software eine nutzbare Schnittstelle hat, zeigt sich sonst erst in der Umsetzung. Fehlt die Dokumentation, nehmen wir Kontakt zu den IT-Verantwortlichen des Herstellers auf.
• Zuständigkeit für Freigaben. Wechselnde Entscheider erzeugen Wiederholungen, die niemand eingeplant hat.
• Der Betrieb nach der Abnahme. Wer hostet, wer reagiert bei einer Störung und in welcher Zeit, und wer das laufende System technisch wartet und überwacht.

Was Sie selbst beisteuern können

Die nützlichste Vorarbeit ist eine schriftliche Beschreibung des Ablaufs samt der Ausnahmen und Umwege. Dazu zwei oder drei echte Beispiele aus dem laufenden Betrieb: ausgefüllte Formulare, Listen oder Belege.

Funktionen ohne klar benennbaren Nutzen müssen nicht sofort gebaut werden. Wer sie auf später verschiebt, spart die Kosten zunächst ein und setzt das Budget dort ein, wo es wirklich wirkt. Ein früher Einwand ist billiger als ein später, deshalb sind Änderungen am Mock-up billiger als an fertiger Software. Wer vor dem Erstgespräch eine erste Einordnung des eigenen Vorhabens möchte, bekommt sie im Kosten-Check mit ein paar gezielten Fragen zum Ablauf.

Was nach dem Go-live dazugehört

Mit dem Go-live wechseln die Leistungen: Aus Vollzeit-Entwicklung und enger Abstimmung werden Betreuung, Wartung und Hosting. Weiterentwicklung kommt in kleinerem Umfang hinzu, wenn der Bedarf wächst. Was berechnet wird, richtet sich nach dem vereinbarten Leistungspaket. Bei uns gehört die Wartung zum Regelfall. Im Einzelnen steht das im Beitrag über die laufenden Kosten einer Software.

Vergabe und Barrierefreiheit

Öffentliche Auftraggeber und regulierte Branchen bringen Anforderungen mit, die den Umfang verändern. Auf Wunsch richten wir die Entwicklung an BSI IT-Grundschutz und den OWASP Top 10 aus, setzen Fachanwendungen nach EN 301 549 und BITV 2.0 barrierefrei um und protokollieren Zugriffe revisionssicher. Den formalen Barrierefreiheits-Nachweis liefert ein externer, anerkannter Prüfer per BITV-Test, den Sie als Auftraggeber bestellen können. Unabhängig davon gilt die Vertragsgestaltung auf EVB-IT-Grundlage. Welche Nachweise Vergabestellen erwarten, steht auf der Seite Sicherheit und Compliance. Wie ein Vorhaben in Verwaltung oder Trägerschaft abläuft, auf der Seite Software für Behörden und öffentliche Träger.