Leitfaden · Beratung und Konzept
IT-Beratung und Konzept vor der Softwareentwicklung
Vor jeder Digitalisierung steht eine Entscheidung: Welcher Ablauf soll anders laufen, was davon leistet ein fertiges Produkt, und wo lohnt sich eine eigene Entwicklung? Diese Fragen beantwortet die Konzeptphase, die die in2bit GmbH in Magdeburg als eigenen, bepreisten Schritt anbietet, mit oder ohne anschließende Entwicklung. Dazu nehmen wir Ihre Abläufe je Rolle auf, bewerten Standardsoftware, Erweiterung und Eigenentwicklung gegeneinander, liefern Konzept, Klickdummy und Lastenheft und nennen für den beschriebenen Umfang einen Festpreis. Die Unterlagen bleiben bei Ihnen und taugen als Vergleichsgrundlage für andere Angebote. Netzwerke, Serverräume und Hardware gehören nicht dazu: Beraten wird die Software, mit der Ihr Betrieb arbeitet, und der Ablauf dahinter.
Wann sich Beratung lohnt, auch ohne Entwicklungsauftrag
Viele Betriebe sind halb digital: Die Buchhaltung läuft in einem Programm, die Aufträge in einem zweiten, und die Lücke dazwischen überbrückt eine Excel-Liste, die nur eine Person im Büro wirklich versteht. Wer in dieser Lage Software kauft oder bauen lässt, entscheidet oft über das Werkzeug, bevor der Ablauf klar ist. Beratung setzt davor an: Sie klärt, welcher Ablauf zuerst dran ist, was ein vorhandenes System mit einer Erweiterung leisten könnte und wo eine eigene Entwicklung tatsächlich lohnt.
Typische Anlässe sind ein Altsystem, dessen Hersteller nicht mehr weiterentwickelt, eine Ausschreibung, für die ein Lastenheft fehlt, ein Förderantrag, der eine technische Beschreibung verlangt, oder ein Standardprodukt, das im Alltag niemand nutzt. Das Ergebnis ist in jedem Fall ein Dokument, mit dem Sie weiterarbeiten können: bei in2bit, bei einem anderen Anbieter oder mit Ihrer eigenen IT.
Prozessaufnahme: Ablauf, Rollen, Systeme, Daten
Am Anfang steht die Aufnahme des Ablaufs, so wie er heute gelebt wird, mit allen Umwegen. Je betroffener Rolle sind das meist ein bis zwei Gespräche, dazu wenige Termine für das Gesamtbild. Dabei zählt, wer welche Angabe wo erfasst, auf welchem Medium sie weiterwandert und an welcher Stelle sie ein zweites Mal eingetippt wird. Ebenso sehen wir uns die vorhandenen Systeme an: Welche davon bieten eine dokumentierte Schnittstelle, welche Daten liegen in Excel, in einer alten Datenbank oder nur auf Papier, und welche Nachweispflichten hängen am Vorgang. Daraus entsteht eine Karte der Medienbrüche. Sie zeigt, wo Zeit verloren geht und welche Stelle zuerst anzugehen ist.
Ein Beispiel: Ein Gebäudedienstleister plant Einsätze in einer Tabelle, organisiert Vertretungen über eine Messenger-Gruppe und lässt Leistungsnachweise auf Durchschlagpapier unterschreiben. Die Aufnahme zeigt, dass nicht die Planung der Engpass ist, sondern der Nachweis gegenüber dem Auftraggeber, der bei Lücken die Rechnung kürzt. Genau dort setzt das Konzept an.
Standard, Erweiterung oder Eigenentwicklung
Drei Wege stehen am Ende einer Prozessaufnahme zur Wahl. Ein Standardprodukt ist die richtige Antwort, wenn es den Ablauf ohne Verrenkungen abbildet und die Lizenz im Rahmen bleibt. Dann sagen wir das, auch wenn dabei kein Entwicklungsauftrag entsteht. Eine Erweiterung des vorhandenen Systems lohnt, wenn es eine dokumentierte Schnittstelle anbietet und nur ein Teilschritt fehlt, etwa die Erfassung vor Ort. Eine eigene Entwicklung ist dort richtig, wo der Ablauf vom Standard abweicht, wo ohne Empfang gearbeitet wird, wo mehrere Standorte getrennt bleiben müssen oder wo Nachweispflichten am Vorgang hängen, die kein Produkt abdeckt.
Oft ist die Antwort eine Mischung: Das Standardprodukt bleibt für den Regelfall, die eigene Anwendung übernimmt nur den Ablauf, den das Produkt nicht abbildet. Im Beispiel des Gebäudedienstleisters bleibt die Dienstplanung im vorhandenen Werkzeug, der Leistungsnachweis wandert in eine kleine App mit Unterschrift am Objekt. Die Empfehlung erhalten Sie schriftlich, mit Begründung und einer Einschätzung des Aufwands je Weg. Dazu gehört ein häufiger Befund: Viele Betriebe kennen die Möglichkeiten ihrer vorhandenen Software nicht vollständig. Auch das prüfen wir, bevor etwas Neues entsteht.
Konzept, Klickdummy und Lastenheft
Ist der Weg entschieden, entsteht das Konzept: das Zielbild des Ablaufs, die Rollen mit ihren Rechten, die Schnittstellen zu den Bestandssystemen und eine Aufteilung in Etappen, damit der erste Schritt klein bleibt. Für die Oberfläche bauen wir einen Klickdummy, also Bildschirme, die sich am Tablet oder Telefon durchklicken lassen, bevor Code entsteht. Was Sie dort ändern, kostet Minuten. Dieselbe Änderung an der fertigen Software kostet in der Regel Tage, wie der Artikel über Mock-ups zeigt.
Bei größeren Vorhaben folgt das Lastenheft mit Abläufen, Rollen, Schnittstellen und nicht funktionalen Anforderungen, meist zwischen zwanzig und fünfzig Seiten je nach Umfang. Kleine Anwendungen kommen ohne aus. Das Lastenheft gehört Ihnen: Sie können es anderen Anbietern vorlegen oder einer Ausschreibung beilegen. Für den im Lastenheft beschriebenen Umfang nennen wir anschließend einen Festpreis. Wie er sich aus Umfang, Datenanbindung und Qualitätsanspruch zusammensetzt, steht auf der Seite zu den Kosten einer App-Entwicklung.
Datenmigration aus Altsystemen und Excel
Fast jede neue Software startet mit alten Daten: Kundenstamm in einer Datenbank aus den Nullerjahren, Messwerte in einem herstellereigenen Format, Belegungslisten in Dutzenden Excel-Dateien. Ob und wie diese Bestände übernommen werden, gehört in das Konzept und nicht in die Woche vor dem Go-live. Wir sichten die Quellen, legen fest, welche Felder in das neue Datenmodell wandern und welche archiviert werden, und prüfen die Übernahme an einer Kopie, bevor der Betrieb umgestellt wird. Umgestellt wird in Stufen, mit einer Phase, in der beide Systeme nebeneinander erreichbar bleiben.
Dass das auch bei empfindlichen Beständen funktioniert, zeigt ein Projekt für einen Hersteller medizintechnischer Diagnostik: Dort wanderten Messdaten aus mehreren Altsystemen und einem herstellereigenen Format vollständig in die neue Anwendung und sind weiter auswertbar. Wollen Sie eine bestehende Software nicht ablösen, sondern weiterführen lassen, ist das ein Fall für die Softwarewartung, die in2bit auf Wunsch übernimmt.
Ablauf, Preis und Förderweg
Der Einstieg ist das Erstgespräch: dreißig Minuten, kostenfrei, mit einer ersten Einschätzung, ob sich Ihr Ablauf digitalisieren lässt und welcher Weg naheliegt. Danach entscheiden Sie, ob Sie die Konzeptphase beauftragen. Sie ist ein eigener Schritt mit eigenem Preis, den wir vor Beginn nennen. Er richtet sich nach der Zahl der Rollen, Systeme und Standorte, die aufzunehmen sind. Am Ende liegen Konzept, Klickdummy und, wo nötig, Lastenheft vor, dazu ein Festpreisangebot für die Entwicklung. Sind alle Rückfragen beantwortet, liegt dieses Angebot meist binnen 24 bis 48 Stunden vor. Ob Sie es annehmen, mit anderen Angeboten vergleichen oder das Vorhaben verschieben, bleibt Ihre Entscheidung.
Kommt ein Förderprogramm in Frage, recherchieren wir passende Programme und liefern technische Beschreibungen, Nachweise und das Lastenheft für den Antrag zu. Welche Pflichten ein Antrag mit sich bringt und wann sich der Direktstart mehr lohnt, steht im Beitrag über Förderprogramme für Softwareentwicklung. Entwicklung und anschließender Betrieb folgen auf Wunsch aus einer Hand, gehostet auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland. Die fünf Schritte bis dahin stehen unter So arbeiten wir zusammen.
Strategie und Audit: Erfahrung aus dem Gesundheitswesen
Beratung reicht bei in2bit bis auf die Management-Ebene. Für ein Krankenhaus, in dem mehr als 600 Menschen arbeiten, haben wir die IT-Strategie mitentwickelt, den über Jahre gewachsenen Foliensatz der Führungsrunden in einem 27-seitigen Bericht auditiert und daraus die Strategiepräsentation samt Nutzwertanalyse gebaut, die die nächsten Projekte in eine belastbare Reihenfolge brachte. Der Fall steht unter den Referenzen. Für Kliniken, Träger im öffentlichen Auftrag und kommunale Häuser ist das die Vorstufe vor jeder Software: erst die Ordnung im Zielbild, dann die Entscheidung über Fachverfahren, Erweiterung oder eigene Anwendung. Wer vor einer solchen Frage steht, kann die Strategiearbeit bei in2bit auch als eigenen Auftrag anfragen.
Was nicht dazugehört
Netzwerk, Serverraum und die Verwaltung von Benutzerkonten im Betriebssystem sind Aufgaben eines Systemhauses und nicht Gegenstand dieser Beratung. Für die Beschaffung und Einrichtung von Arbeitsplatzrechnern gibt es Partner. Geräte öffnen oder reparieren wir nicht. Gegenstand ist die Software, mit der Ihr Betrieb seine Abläufe führt, und der Weg dorthin.
Wie die entstandene Software abgesichert und betrieben wird, von der Trennung der Umgebungen bis zu den Reaktionszeiten im Wartungsvertrag, steht auf der Seite zu Sicherheit und Compliance. Wer den eigenen Ablauf schon kennt und eine App oder ein Dashboard entwickeln lassen will, startet die Konzeptphase direkt als ersten Schritt der Entwicklung. Der Weg ist derselbe, nur kürzer, und endet ebenfalls beim Festpreis.
