Individuelle Software für soziale Einrichtungen und Träger
Für die Verwaltung Ihrer Einrichtungen entwickeln wir Apps, zugeschnitten auf Ihre Abläufe. Was einmal notiert ist, muss niemand ein zweites Mal schreiben. So bleibt mehr Zeit für die Betreuung.
In 30 Minuten wissen Sie, ob sich Ihr Prozess so digitalisieren lässt.
- ISO-27001-zertifizierte Server in Deutschland
- bis zur persönlichen Antwort auf Ihre Erstanfrage
- Ø 2 Std.
- Festpreisgarantie nach Konzeptphase
- 100 %
Im Einsatz unter anderem bei
Im Büro digital, vor Ort auf Papier? Was Software für soziale Einrichtungen leisten kann
Für das Team im Dienst, die Verwaltung und die Menschen, die Sie begleiten. Welche Bausteine Sie brauchen, entscheidet der Alltag und Ihr Team.
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Bewohner- oder Klienten-App
Termine mit einer Erinnerung kurz vorher, Nachrichten und wichtige Unterlagen auf dem eigenen Telefon.
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Verständliche Sprache
Übersetzung, wo viele Sprachen gesprochen werden, Einfache Sprache und Vorlesen, wo es benötigt wird.
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Rollen und Rechte je Standort
Fachkräfte, Leitung und Verwaltung sehen und ändern nur die Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
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Dokumentation auch offline
Ohne Netz werden Einträge am Tablet oder Smartphone gespeichert und später übertragen.
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Anliegen und Beschwerden
Nutzer können Anliegen oder Beschwerden in ihrer Sprache über die App melden.
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Leistungsnachweis und Abrechnung
Was je Termin erfasst wird, ergibt den monatlichen Nachweis für den Kostenträger.
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Belegung und Standorte
Freie Plätze, Ein- und Auszüge und Verlegungen können je Standort ausgewertet werden. Kennzahlen über alle Einrichtungen sind auch möglich.
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Angebunden an Ihre Fachsoftware
Klientendaten, Abrechnungen, Dienstpläne und Finanzbuchhaltung aus Fachsoftware können über dokumentierte Schnittstellen synchronisiert werden.
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Übergabe und Teamabsprachen
Übergaben an die nächste Schicht und Nachrichten im Team werden in Ihrer App festgehalten und sind für alle im Dienst später nachlesbar.
Referenz: Unterkunft für Geflüchtete
Statt Postzettel und Aushang kommen Termine, Post und Hinweise aufs Handy der Bewohner, in ihrer Sprache.
Zum Ausprobieren
Bewohner-Kommunikation
Nachrichten
Noch keine Nachricht.
(Bewohner und Vorlage wählen.)
Für – · –
Automatisch übersetzt und gesendet.
Hausordnung in der eigenen Sprache
Auf dieselbe Weise lässt sich die Hausordnung einbinden, auch in Einfacher Sprache. Beim Einzug können Dokumente am Handy bestätigt werden. Eine geänderte Fassung käme als Nachricht.
Post ohne Suchen und Zettel
Liegt Post bereit, bekommt der Bewohner eine Nachricht aufs Handy statt eines Zettels in der Wohnung. Wann ein Schreiben angekündigt wurde, lässt sich danach im Dashboard nachvollziehen.
Stempelzeiten für Mitarbeiter
Wer in der Unterkunft arbeitet, stempelt seine Arbeitszeiten in der App ein und aus. Über eine Schnittstelle zur Arbeitszeit-Abrechnung sieht der Nutzer seine Arbeitsstunden und seinen Kontostand.
Im Auftrag des Landes
Die Unterkunft wird im Auftrag des Landes betrieben. Die Stammdaten gleicht die App täglich mit dem Behördensystem ab. Wie Verwaltungen Software beauftragen, steht unter Software für Behörden.
Software für Jugendhilfe und Eingliederungshilfe
In der Wohngruppe, beim Hausbesuch oder in der Beratungsstelle kann die Fachkraft digital den Verlauf, die Anwesenheit und Leistungen am Tablet oder Smartphone festhalten. Aus diesen Einträgen entstehen dann Monatsnachweise und weitere Berichte.
Ein Eintrag statt drei Listen
Was sonst für Kostenträger, Heimaufsicht und die eigene Akte getrennt notiert wird, kann aus einem Eintrag entstehen, zum Beispiel Nachweis, Verlauf und Monatsauswertung.
Diktat statt Abtippen
Vor dem Hilfe- oder Gesamtplangespräch liegen die Dokumente eines Zeitraums digital nach Zielen geordnet vor. Verlaufsnotizen können direkt ins Handy diktiert werden.
Bestätigt am Gerät
Verlangt der Kostenträger eine Bestätigung, quittiert die betreute Person den Termin beispielsweise auf dem Tablet. Zum Monatsende kann der Nachweis aus dem System automatisch an die Abrechnung gehen.
Referenz: Tagesstruktur per App
In einer kleinen Einrichtung lernen Menschen ihren Tagesablauf selbst zu gestalten. In der App planen sie ihre Woche in kleinen Schritten und werden an ihre Vorhaben erinnert.
Vom Ziel zur Aktivität
Aus einem großen Ziel werden einzelne Aktivitäten mit Uhrzeit und Wiederholung. Was erledigt ist, wird abgehakt, der Fortschritt wird sichtbar.
Wochenrückblick für sich selbst
Am Ende der Woche wird festgehalten, was leicht und was schwer war und woran es lag. Wer ein Ziel erreicht hat, sieht das auf der Startseite der App.
Wie können wir Ihr Arbeitsfeld digitalisieren?
Was in den verschiedenen Arbeitsfeldern möglich ist, von der Kita bis zur Wohnungslosenhilfe.
Elternbrief in jeder Sprache
In Kitas und Familienzentren erreichen Elternbriefe die Familien automatisch in ihre Sprache übersetzt. Anwesenheit und Abholberechtigte stehen direkt in einer App, die das Team jeder Gruppe auf dem Tablet hat.
Freie Schlafplätze je Nacht
In kommunalen Notunterkünften und in der Wohnungslosenhilfe können freie Schlafplätze je Nacht digital ausgewertet werden. Wer als Streetworker oder im Kältebus unterwegs ist, sieht am Handy, wo noch ein Bett frei ist.
Arbeitsschritte in Bildern
In Werkstätten für Menschen mit Behinderung zeigt ein Bildschirm am Arbeitsplatz jeden Schritt als Foto. So arbeiten die Beschäftigten selbstständig im eigenen Tempo.
Jahresbericht ohne Strichliste
In der Schulsozialarbeit und offenen Jugendarbeit werden Kontakte und Angebote erfasst und ausgewertet. Am Jahresende liegt der Bericht für Schule und Jugendamt vor.
Datenschutz durch Rechte und Rollen
In Fahrdiensten sehen die Fahrer nur Abholadresse, Uhrzeit und ob ein Rollstuhl mitfährt. Was sonst über einen Fahrgast gespeichert ist, bleibt für sie gesperrt.
Ausgabe per QR-Code
Bei Tafeln und Kleiderkammern prüft das Team Berechtigung und Ausgabetag per QR-Code, jede Ausgabe ist erfasst, und am Abend stimmt der Bestand.
Termin online, Statistik nebenbei
In Beratungsstellen buchen Klienten ihren Termin online, die Statistik für den Zuwendungsgeber zählt von selbst mit.
Digitale Schichtplanung
In Vereinen plant die Koordination die Schichten und sieht jede Lücke sofort. Helfer können sich auch selbst eintragen.
Wie kommt eine App in den Alltag, wenn oft neue Kollegen anfangen?
Indem die Bedienung so einfach bleibt, dass sich auch Aushilfen schnell zurechtfinden.
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01 Ein Tag in der Einrichtung
Vor Ort sehen wir uns mit Fachkräften, Leitung und Verwaltung alle Prozesse und Rollen an. Daraus leiten wir ab, welche Abläufe sich in Ihrer Software digitalisieren lassen.
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02 Erst ein Team, dann alle
Eine Gruppe testet zuerst den Live-Stand, auch mit Klienten, die Ihre App später nutzen sollen. Was im Alltag noch fehlt, ergänzen wir in der Software, bevor alle damit arbeiten.
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03 Einweisung für alle
Jedes Team kann vorab eingewiesen werden, neue Mitarbeiter lernen die Anwendung in der Einarbeitung kennen. Schulungen können wir mit Ihrem Team durchführen.
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04 Support auf Wunsch
Ob jemand im Team gerade erst anfängt oder schon lange dabei ist: Bei Fragen zu Ihrer App oder zum Gerät sind wir direkt telefonisch für Sie und Ihre Mitarbeiter erreichbar. Was dazugehört, steht unter Softwarewartung und Betrieb.
Lässt sich Ihre App fördern, wenn Sie gemeinnützig sind?
Oft ja, wenn das Vorhaben einen gesellschaftlichen Nutzen hat. Allerdings gehen Fördermittel immer mit Antragsaufwand, Nachweispflichten und Wartezeit einher.
Teilhabe als Argument
Viele Programme fragen, was ein Vorhaben für Teilhabe und Gemeinwohl bringt. Eine App, die Bewohner, Klienten oder Ehrenamtliche selbst nutzen, hat darauf meist eine Antwort.
Unterlagen für den Antrag
Gefragt sind meist ein fest definierter Umfang und eine Projektbeschreibung mit Zeit- und Kostenplan. Wir können Ihnen helfen, ein Lastenheft in der Konzeptphase zu erstellen.
Erst die Bewilligung, dann der Auftrag
Wer vor der Bewilligung den Auftrag vergibt, kann die Förderung verlieren. Was vorher erlaubt ist, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen aus den Bedingungen des jeweiligen Förderprogramms.
Heute starten, später beantragen
Benötigen Sie Ihre App vor dem Förderbescheid, können wir die erste Stufe auch ohne Förderung starten. Dadurch bleibt genug Zeit, für eine spätere Ausbaustufe einen Antrag einzureichen.
Was kostet Software für Ihre Einrichtung?
Mit dem Festpreis aus der Konzeptphase gehen Sie in Wirtschaftsplan, Haushalt, Vorstandsbeschluss oder Förderantrag. Die Höhe hängt daran, wie viele Standorte, Abläufe und Anbindungen dazugehören.
Der Kern
Ihr erster Ablauf
Eine App mit Dashboard für genau einen Ablauf, etwa die Dokumentation einer Wohngruppe oder die Termine einer Beratungsstelle, einsatzbereit an einem Standort.
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Mehr Aufgaben
Leistungsnachweis, Übergabe oder eine App für Klienten kommen als eigene Stufe in dieselbe Anwendung.
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Anbindung an Ihre Fachsoftware
Abrechnung, Fachverfahren oder das System eines Kostenträgers kommen dazu, sobald dort eine Schnittstelle vorhanden ist.
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Weitere Einrichtungen
Ein neuer Standort übernimmt die Anwendung mit eigenen Rollen und Teams.
Jede Ausbaustufe hat ihren eigenen Festpreis
Wächst der Bedarf, wächst das System. Sie entscheiden, ob und wann.
Ein paar gezielte Fragen, damit wir vorbereitet ins Gespräch kommen.
Häufige Fragen von sozialen Einrichtungen zur Digitalisierung
Kompakte Antworten zu Einstieg, Entwicklung, Finanzierung, Vergabe, vorhandener Software, Klienten, Serverstandort und Sozialdaten.
Womit fängt eine soziale Einrichtung bei einer eigenen App am besten an?
Mit dem Ablauf, der Fachkräften heute am meisten Zeit nimmt. Typisch sind Übergaben auf Zetteln, die jeder anders führt oder die für Akten, Nachweise und Berichte mehrfach geschrieben werden. Vorher lohnt der Blick, ob WLAN und Geräte dort vorhanden sind. Der Ablauf startet in einer Gruppe oder einem Dienst, danach folgen die übrigen.
Wie läuft die Entwicklung unserer App ab?
Nach einem kostenlosen ersten Gespräch halten wir in der Konzeptphase Ihre Abläufe und Anforderungen schriftlich fest. Danach steht der Festpreis, bevor die Entwicklung beginnt. Dann sehen Sie in der Regel alle zwei Wochen einen neuen Stand Ihrer App, und Ihr Feedback fließt in den nächsten ein.
Wie lässt sich eine eigene Software finanzieren?
Über Verwaltungs- und Sachkosten, Eigenmittel oder Zuwendungen. Ob solche Kosten anerkannt werden, unterscheidet sich je Land, Kostenträger und Leistung. Den Aufbau können Förderung, Stiftungen oder Spenden mittragen.
Ist für die Entwicklung eine Ausschreibung nötig?
Gehört der Betreiber nicht der öffentlichen Hand und lebt von Entgelten für seine Leistungen, muss er meist nicht ausschreiben. Sonst hängt es vom Auftragswert ab. Unterhalb einer Wertgrenze ist oft ein Direktauftrag möglich.
Müssen wir unsere Fachsoftware ersetzen, oder läuft eine eigene Anwendung parallel?
Stammdaten können bei Bedarf in Ihrem vorhandenen System bleiben. Je nach Fall können wir die Fachsoftware ersetzen oder ergänzen. Mit einer eigenen Lösung können wir alle nötigen Module abdecken und Lücken schließen, etwa im Dienst vor Ort oder für die Klienten selbst. Zuerst lohnt sich die Prüfung, was die Fachsoftware schon kann. Deckt ein vorhandenes Modul den Ablauf ab, ist das die günstigere Wahl. Vorab klären wir, ob es eine Schnittstelle gibt und was der Hersteller dafür verlangt. Eine Ablösung lohnt sich, wenn das System ohnehin ausläuft oder nicht genug Funktionen mitbringt. Die Datenübernahme klären wir während der Planung.
Wie nehmen wir Klienten mit, die wenig Erfahrung mit Smartphones haben?
Künftige Nutzer testen von Anfang an mit. Klare Bedienung, Einfache Sprache, Symbole und Vorlesen helfen meist mehr als ein großer Funktionsumfang. Zugänge lassen sich auch ohne E-Mail-Adressen einrichten.
Wo liegen unsere App und die Daten unserer Klienten?
Beim Betrieb durch uns liegen beide auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland, alle Verbindungen sind verschlüsselt. Soll Ihre App auf eigenen Servern Ihrer Einrichtung oder bei Ihrem IT-Dienstleister laufen, richten wir sie dort nach Ihren Vorgaben ein.
Dürfen Sozialdaten bei einem externen Dienstleister liegen?
Die Verarbeitung im Auftrag ist für Sozialdaten gesetzlich geregelt (SGB X, Art. 28 DSGVO) und in der Praxis üblich. Die Voraussetzungen klären wir schon während des Konzeptes mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dort besprechen wir direkt die Löschkonzepte, Aufbewahrungsfristen, Backup-Strukturen, Rechtekonzepte, Geheimhaltungsvereinbarungen und weitere Datenschutzthemen.
Ihr Erstgespräch
Sie schildern kurz Ihren Ablauf, am Telefon oder im geplanten Termin. Dann bekommen Sie eine erste Einschätzung, ob und wie sich Ihr Prozess digitalisieren lässt, und einen klaren Fahrplan zum Festpreisangebot. Kostenlos und unverbindlich. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung (NDA) unterschreiben wir auf Wunsch schon vor dem Erstgespräch.
30 Minuten per Videogespräch. Sie wählen den Termin, die Einladung kommt automatisch.
Christopher Schröder
Geschäftsführer
Führt Ihr Erstgespräch und begleitet Sie bis zum Angebot.
Christopher Schröder
Geschäftsführer
Lieber direkt per E-Mail? info@in2bit.de
Oder rufen Sie an: 0157 39662514
Oder per WhatsApp: Nachricht schreiben (öffnet WhatsApp in neuem Tab)