Aus diversen Excel-Dateien wird eine Plattform von der Projekt-Akquise bis zur Schlussabrechnung

Ausgangslage

Ein Bauunternehmen steuerte seine Projekte über gewachsene Excel-Dateien. Jedes Projektteam pflegte eine eigene Tabelle, im Freitext und je Team anders aufgebaut. Die Schriftstücke wurden an verschiedenen Orten abgelegt. Einen einheitlichen, belastbaren Projektstand gab es nicht, weder für die Geschäftsführung noch für die Kalkulation.

Lösung

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   Ein System von der Akquise bis zur Schlussabrechnung

   Statt getrennter Insellösungen entstand eine zentrale Anwendung, die den gesamten Projektlebenslauf in drei Bereichen abbildet: Akquise, Projektmanagement und die Schlussabrechnung.

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   PC-Dashboard fürs Büro, App für die Baustelle

   Das PC-Dashboard bündelt Steuerung, Kalkulation und Auswertung. Die mobile App ist auf Erfassung reduziert: Protokolle, Notizen, kommentierte Bilder und eine Diktierfunktion. Die Erfassung funktioniert offline.

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   Rollen, Status und Aufgaben, die sich selbst auslösen

   Definierte Felder, Nutzerrollen und Projektstatus geben jedem Projekt dieselbe Struktur. Fällige Aufgaben werden automatisch zugeteilt, sobald sie anstehen.

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   Von der Materialbestellung bis zur Buchhaltung

   Ein zentrales Subunternehmer-Adressbuch, Materialbestellung und Kalkulation greifen ineinander. Die angebundenen Schnittstellen, unter anderem zur Buchhaltung, synchronisieren aktuelle Stände; ein Ampelsystem hält das Budget je Projekt sichtbar im Blick.

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   Auswertungen aus einem Datenstand

   Projektliste, Gesamtterminplan und Statusmeldung entstehen aus demselben gemeinsamen Datenbestand. So sehen stets alle denselben Stand.

Einblicke in die Anwendung

Ansichten aus der Anwendung mit Beispieldaten.

Offene Aufgaben

PC-Dashboard: Projektsteuerung

Ergebnis

digitalisierte Projekte

100+

digitalisierte Aufgaben pro Jahr

5.000+

• Über 100 Bauprojekte laufen digital durch die Plattform.
• Jedes Jahr laufen über 5.000 automatisch zugeteilte Aufgaben durch die Plattform, statt informell verteilt zu werden.
• Mehrere Projektteams arbeiten parallel am selben Projektstand, cloud-synchronisiert statt in getrennten Tabellen.
• Berichte und Benachrichtigungen gehen direkt aus der Software per Mail an Kunden und Lieferanten.