Aus fotografiertem Lieferschein wird geprüfter Wareneingang

Einblicke in die Anwendung

Einblicke aus zwei Betrieben, die ihren Wareneingang unterschiedlich umgesetzt haben: der eine eigenständig, der andere an sein Bestandssystem angebunden. Alle Daten sind Beispieldaten.

Ausgangslage

In vielen Betrieben kommt Material über viele Lieferungen und in großen Mengen an, der Wareneingang wird aber weiter auf Papier abgewickelt. Lieferscheine werden gesammelt und erst später im Büro erfasst. Das ist mehr als Fleißarbeit: Der dokumentierte Wareneingang ist in der Beschaffung häufig die Voraussetzung für die Rechnungsprüfung und die Zahlungsfreigabe. Fehlt der saubere Nachweis, verzögert sich die Abrechnung, obwohl die Ware längst geliefert ist.

Lösung

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   Lieferschein per Foto erfassen

   Der Lieferschein wird direkt bei der Anlieferung abfotografiert und automatisch zugeschnitten, OCR liest die Daten aus. Kein Abtippen, keine separate Erfassungsstation.

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   Automatischer Soll-Ist-Abgleich

   Die erkannten Positionen werden automatisch gegen die hinterlegte Bestellung geprüft. Abweichungen zwischen bestellter und gelieferter Ware werden sofort sichtbar, statt erst bei der Abrechnung aufzufallen.

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   Transportschäden und Teillieferungen erfasst

   Neben den Mengen werden auch Transportschäden, Teillieferungen und weitere Eigenschaften einer Lieferung direkt bei der Annahme dokumentiert.

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   Echtzeit-Dashboard über Web und App

   Der Lieferstatus ist in Echtzeit einsehbar, mobil direkt am Wareneingang und im Web-Dashboard im Büro. Beides läuft aus einer Codebasis.

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   Nachweis-Archiv und Export

   Jeder dokumentierte Wareneingang landet revisionssicher im Archiv und lässt sich exportieren. Der Nachweis für Abrechnung und Zahlungsfreigabe ist damit sofort verfügbar.

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   Eigenständig oder ans Bestandssystem angebunden

   Beides ist im Einsatz: In dem einen Betrieb läuft das Werkzeug eigenständig, ganz ohne vorgelagertes IT-Integrationsprojekt. In dem anderen ist es an das Bestandssystem angebunden, sodass der dokumentierte Wareneingang direkt im Materialbestand landet.

Ergebnis

• Der Wareneingang wird direkt bei der Anlieferung per Foto dokumentiert, statt Lieferscheine zu sammeln und später im Büro abzutippen.
• Mengenabweichungen zwischen Bestellung und Lieferung werden durch den automatischen Soll-Ist-Abgleich sofort sichtbar. Auch Transportschäden und Teillieferungen sind am Vorgang festgehalten.
• Der dokumentierte Wareneingang ist in vielen Beschaffungsprozessen die Voraussetzung für die Zahlungsfreigabe. Der Nachweis liegt export-fertig und revisionssicher im Archiv, statt an fehlender Dokumentation zu hängen.